Un ERP est un projet de longue haleine qui nécessite le déploiement de nombreuses ressources dans votre entreprise durant quelques années. Quant à la rédaction du cahier des charges, elle est cruciale. Voici quelques conseils qui vous permettront de bien le rédiger.
Plan de l'article
L’objectif du cahier des charges
La rédaction d’un cahier des charges ERP est essentielle pour mener à bien votre projet. L’une des meilleures solutions est de faire appel à des professionnels pour vous aider. Sur le web, vous pouvez trouver quelques sites qui vous proposent un accompagnement gratuit à la rédaction d’un cahier des charges ERP, que ce soit en GPAO, CRM, WMS, SAV et GMAO. Le principal objectif du cahier est de définir en interne les futurs processus métier ainsi que les nombreuses attentes du futur système d’information.
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Le cahier des charges est donc un document détaillé qui sera utile aux éditeurs et aux intégrateurs pour chiffrer la mise en œuvre de leur solution avec des licences. Il permettra également de chiffrer précisément l’ampleur du projet avec les adaptations, les paramétrages, les formations, les développements, la gestion des tâches à accomplir et l’accompagnement. En dressant le cahier des charges, les éditeurs et les intégrateurs pourront se mettre d’accord sur un but à atteindre. Les solutions devront aussi être intégrées dans le support.
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La démarche pour la rédaction
La rédaction d’un tel document est une étape assez lourde comprenant des démarches de compréhension du métier pour déterminer exactement les spécificités d’une activité dans les systèmes d’information et les besoins standards. Pour effectuer le recueil des besoins, il est primordial d’effectuer des interviews des responsables et des opérateurs. Notons que tout cela se passera dans le cadre d’une recherche de progiciel à partir de la mise en œuvre de ce qu’on appelle les Bests-Practises. Toutes les démarches seront bien évidemment faites dans le respect des spécificités d’un métier précis.
Choisissez votre approche
La première étape est de choisir votre approche. Vous avez à votre disposition deux solutions de gestion d’affaires. La première réside dans le fait d’imposer un logiciel déjà retenu et la seconde est de définir des fonctionnalités et de vous laisser le choix de la solution la plus adéquate. Vous pouvez alors procéder à une consultation ou à un appel d’offres. Dans le cas où vous avez choisi de consulter des éditeurs et des intégrateurs, sachez que certaines informations et données seront envoyées aux fournisseurs et certaines seront destinées à un usage interne.
Rédigez les charges
L’étape 2 est de rédiger les charges pour un logiciel de gestion d’affaires. Vous devez alors définir les objectifs et le contexte de votre projet. Ensuite, définissez l’objet du marché qui contient la volumétrie des utilisateurs que vous attendez et ce que les fournisseurs souhaitent afin de répondre à la demande.
Puis, il sera nécessaire de décrire les processus informatiques ainsi que les « non-informatiques ». Prévoyez d’établir un glossaire pour votre « jargon entreprise ». En plus de cela, vous aurez besoin d’établir les précisions fonctionnelles.
Pour tous les besoins de l’entreprise, vous serez amené à détailler les besoins couverts, les processus cibles ainsi que les processus en place. Enfin, parlons des éléments administratifs. Si vous souhaitez un logiciel de gestion d’affaires, la partie administrative est très importante. On y trouve plusieurs éléments comme les modalités de paiement, les coûts, les mentions légales, les clauses de confidentialité…
